新組建高職學校如何做好基建工程檔案的歸檔管理工作

郭永麗

（寶雞職業技術學院  陜西寶雞  721013）

    二十世紀90年代中期以后，我國大力發展高等職業教育，新組建成立了一批高等職業技術學校，這些學校大多經歷組建、基建的起步過程。人員重組、健全機構、建章立制等大量的工作亟待開展，基建工作也同步進行，在這種情況下，一些單位往往只看重基建工程的進展，而對工程進展中形成的各項技術材料、會議記錄等資料的收集、管理和歸檔工作往往會被忽視，或者在工程結束后，資料長期散存于施工部門和其他相關部門，沒有一套完整的歸檔資料，隨著時間流逝、人員的變動等等情況，容易造成資料遺漏或缺失，對以后的擴建、改建和工程維修埋下隱患，筆者就新組建高職學校如何做好基建工程檔案的歸檔工作與同行進行探討。

    一、做好基建工程檔案歸檔管理工作的重要性

    基建工程技術資料是新組建院校基建施工全過程的原始資料，是反映工程內在的質量憑證，一旦發生某些工程事故，它不僅能為事故調查和正確處理提供有力的依據，也是日后檢查、維修、擴建、改建或增層等工作重要的參考資料。做好工程技術資料管理工作，對保證工程結構安全和使用功能，提高工程質量有著十分重要的意義，為工程順利通過驗收和創優創造良好的條件。

基建項目竣工驗收，交付使用后，所有施工資料、會議記錄等均應由各施工單位移交建設單位一份完整資料，由學校歸檔保管，以便查閱利用。

    二、新組建高職學校基建工程檔案容易出現的問題

    1、檔案材料不完整。這是新組建院校基建工程檔案存在的主要問題。組建初期，機構、人員都在重組，許多人要接受和適應新工作，各部門職能和崗位工作職責如果不夠明確，工程檔案沒有指定檔案部門專人收集，容易造成基建工程檔案歸檔不全，很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案。鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料往往歸檔不全。

    2、缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的院校成立了專門的檔案室、工程檔案管理較好，有些單位則不*或者檔案管理人員職責不明確，工程檔案由其它業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

    3、缺乏復合型檔案管理人員。檔案管理人員缺乏專業培訓，素質不高，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏其它相關的業務知識，難以適應工作需要。

    三、新組建高職學校做好基建工程檔案歸檔工作的有效措施

    （一）建章立制，規范基建工程資料歸檔管理。

    建章立制時，把基建檔案管理工作寫入制度，這是做好基建工程檔案歸檔管理工作的制度保障。應當明確以下幾個方面：

    1、明確職責，指定專人管理。校方要與施工單位密切協作，規范施工單位行為，督促他們及時整理在工程施建中形成的各種資料。必須及時做好工程技術資料記錄和收集。工程技術資料是對施工項目質量情況的真實反映，因此要求各種資料必須按照施工的進度及時收集、整理。基建處室要指定專人負責管理工程技術資料，負責對質保資料逐項跟蹤收集，并及時做好分項分部質量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步，做到內容連貫。由于及時收集資料，待工程竣工時，才不會出現缺少資料的情況。現場的技術人員要將當天施工項目的資料及時做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會造成資料遺漏或者錯誤。項目部指定專人每個月將各隊的資料統一收集，即使有漏項缺項的情況，也能時加以補充，能及時發現資料中存在的問題和錯誤，及時得以糾正。

    檔案部門要指定專職檔案管理人員收集、催繳工程建設檔案，監督并保證移交歸檔資料的完整性。把收集整理保管基建檔案寫進檔案部門職責，作為考核獎懲的依據。

    2、明確基建工程檔案歸檔范圍。基建工程檔案的內容包括：

    （1）綜合性文件資料。主要包括上級批文；計劃任務書；工程地質；水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的圖片、錄像、錄音、光盤等。

    （2）土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料，主要包括開、竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或實驗資料；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

    （3）竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

    3、明確移交時間。基建工程資料應在工程竣工驗收、交付使用的同時，移交全部歸檔資料。最晚不能超過交付使用時間1個月。移交、接交責任人及監交人（負責人）三方簽字。

    （二）加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。檔案管理人員的業務素質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性，努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于基建工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

    （三）加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案資料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任。加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練。不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

    （四）充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中的運用。各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門對檔案利用，籍以提高工作效率。按照檔案的細致進行分類、編號采用其自然形成的編號，便于檢索利用。

    （五）及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失敗。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門及時獲取有效檔案資料或信息。

    總之，新組建高職學校在抓基礎建設工作的同時不能顧此失彼，必須重視基建檔案材料的歸檔管理工作，為日后的建設和持續發展打好堅實基礎。

 (本文來源：陜西省土木建筑學會     文徑網絡：劉軍 呂琳琳 編輯  劉真 文徑 審核)