淺談商務(wù)管理在建筑施工項目中的作用

楊 艷 麗  王長明

陜西建工第五建設(shè)集團有限公司

    商務(wù)管理是一種綜合性的管理模式，其貫穿于項目管理的全過程，從項目的前期接觸、招投標過程、施工合同的簽訂、項目管理的前期策劃、方案的比選、分項合同的簽訂、施工過程成本管理、月進度結(jié)算、進度款的支付、竣工結(jié)算的整理、再到竣工結(jié)算的核對及確定、質(zhì)保金的回收、財務(wù)決算等全過程均體現(xiàn)特別重要的作用。

    一、 商務(wù)管理制度及體系建立

    商務(wù)團隊是商務(wù)管理的主要力量，其每個基層單位均設(shè)立一個商務(wù)團隊，具體由商務(wù)經(jīng)理牽頭、負責(zé)。其商務(wù)團隊人員組成除了土建造價人員以外還需要精裝、安裝、法律、財務(wù)、材料等專業(yè)性人才。商務(wù)人員以青年員工為主，但人員還存在一些問題，如努力方向不明確、經(jīng)驗欠缺、業(yè)務(wù)素質(zhì)較低等等。首先需將增強團隊的凝聚力作為商務(wù)團隊建設(shè)的重點工作之一；其次解決業(yè)務(wù)素質(zhì)低、經(jīng)驗欠缺的問題；再次需引進復(fù)合性人才，以便將商務(wù)團隊打造得更加強大。同時需注重商務(wù)團隊文化方面的建設(shè)，形成良好的文化氛圍。

    商務(wù)管理制度是商務(wù)人員行動的準則，也是團隊強大戰(zhàn)斗力的有利保障，更是商務(wù)管理在項目管理過程中起主導(dǎo)性的基礎(chǔ)。商務(wù)管理制度應(yīng)結(jié)合公司實際情況、工程項目具體情況進行建立，并在每年底將執(zhí)行過程中存在的問題進行匯總分析，及時對商務(wù)管理制度進行修訂。

    二、 商務(wù)管理工作的重要性

   （一）商務(wù)管理的參與者：

    商務(wù)管理過程中需及時理清各方關(guān)系，在合同執(zhí)行出現(xiàn)較大爭議時需由雙方高層領(lǐng)導(dǎo)出面進行商務(wù)談判以促成爭議得到解決；在整個商務(wù)管理過程中項目經(jīng)理所占的地位相當(dāng)關(guān)鍵，項目經(jīng)理在商務(wù)管理方面投入的精力及重視程度對項目的贏虧有決定性的作用。因此在商務(wù)管理過程中需項目經(jīng)理的全力支持與配合。作為商務(wù)經(jīng)理需與項目經(jīng)理保持暢通的溝通渠道，針對商務(wù)布局、商務(wù)重點問題、竣工結(jié)算等均有專項策劃。商務(wù)經(jīng)理需將工程量核對做詳細的策劃，并將核對過程中所出現(xiàn)的各種問題及時與項目經(jīng)理進行溝通，協(xié)助項目經(jīng)理找到最有效的解決方案。

    在竣工結(jié)算階段，項目經(jīng)理及商務(wù)經(jīng)理需將結(jié)算工作作為工作重點，及時掌控核對進展情況。分析其中原因：首先檢查是否將此工作作為現(xiàn)階段的重點工作來做；其次由于商務(wù)管理未成體系，商務(wù)人員僅著眼于手頭具體的商務(wù)工作，如與建設(shè)方對量、商函處理、現(xiàn)場簽證、勞務(wù)及分包結(jié)算等；再次，商務(wù)管理與生產(chǎn)管理、材料管理之間聯(lián)系不緊密，商務(wù)工作對生產(chǎn)與材料管理的指導(dǎo)與監(jiān)控性不強；其次，生產(chǎn)管理人員對成本認識不足，對成本關(guān)注不夠。

    商務(wù)工作不能及時核算出項目實際成本，也不能及時分析項目成本偏差及偏差原因，致使商務(wù)工作對項目成本控制指導(dǎo)性缺失，同時使部分商務(wù)問題錯過了最佳解決時機。

    1、成本管理需項目經(jīng)理的全力支持并有效的進行配合。

    2、增強造價人員的成本意識、提高造價人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、增強團隊的執(zhí)行力。

    3、商務(wù)管理建立操作可行的管理體系，且將項目成本管理作為重點工作之一。

    4、加強商務(wù)與技術(shù)、生產(chǎn)、材料的聯(lián)系，尋求幾方面的交集，提高相互間的配合效率。

    5、商務(wù)人員針對突發(fā)事件需反應(yīng)迅速、及時理清思路、把握好各項工作之重點并有足夠的協(xié)調(diào)能力。

    6、商務(wù)敏感性是作為一個商務(wù)人員的基礎(chǔ)素質(zhì)。

    7、商務(wù)談判前需做充足的準備，并對所報商函適時修正。

    （二）與技術(shù)部門的配合

    商務(wù)管理是綜合性的管理工作，它需要商務(wù)經(jīng)理有較強的組織溝通能力，對商務(wù)管理過程有較強的掌控能力。作為綜合性的商務(wù)管理需要技術(shù)部門的通力配合，進行全過程、全方面的商務(wù)管理。因商務(wù)工作存在的特性，需要商務(wù)經(jīng)理通盤考慮，做好商務(wù)工作的推進及落實工作。

    1、技術(shù)、商務(wù)的相互配合為變更索賠的基礎(chǔ)。

    2、施工過程中與建設(shè)方有相對平等的地位，需把握時機在此重要階段完成索賠。

    3、商務(wù)經(jīng)理及時有效的組織技術(shù)等相關(guān)人員進行現(xiàn)場影像資料的辦理，做好簽證，形成一系列行之有效的索賠措施、方法。

    4、根據(jù)現(xiàn)場專項方案、特殊方案等，及時辦理相關(guān)方面增加措施費用項目的簽證，認證的技術(shù)方案在索賠過程中起到主導(dǎo)參考作用。

    （三）公司專家的指導(dǎo)

    在項目管理過程中需要靈活運用專家的力量，請公司專家到項目進行全方位的指導(dǎo)。造價管理是非常專業(yè)的工作，項目部造價人員水平普遍偏低、工作經(jīng)驗欠缺、實際操作能力較差、對問題的認識及分析能力不能滿足項目管理發(fā)展的需要，這就更加需要公司專家對項目上的造價人員進行有力的支持及指導(dǎo)。為此商務(wù)經(jīng)理需盡力將需求做深入的調(diào)研，請專家到項目進行講座及具體專項問題的梳理。在商務(wù)管理過程中一定要重視專家的作用，并能合理的利用專家的力量。

    （四）專項問題的策劃與執(zhí)行

    對于重點項目、特殊項目，尤其是未簽訂施工合同已開工建設(shè)的項目，前期商務(wù)策劃是商務(wù)管理工作的重中之中。針對策劃方案需征集項目經(jīng)理、技術(shù)人員等意見及建議并促成各相關(guān)部門之間的及時配合。

    三、 商務(wù)管理的實現(xiàn)

    商務(wù)敏感性是每個商務(wù)人員尤其是商務(wù)經(jīng)理所需具有的特質(zhì)，商務(wù)管理中的作用是商務(wù)管理意識的體現(xiàn)。商務(wù)人員對工作必須具有主動性、有效性、持續(xù)性、高效性。

    具體實現(xiàn)途徑如下：

    （一）施工合同、分項合同管理：

    1、項目中標后，及時簽訂施工合同，項目具備施工條件后進行合同交底，并進行責(zé)任分解，讓管理人員充分理解施工合同的約定，以便于施工過程中對于決策和關(guān)鍵點的把握，并建立施工合同交底記錄，形成書面責(zé)任分解表。

    2、項目所有分項合同嚴格按照公司要求進行評審，結(jié)合評審意見進行合同簽章手續(xù)，杜絕項目私自印章簽訂分項合同。注重分項合同的及時簽約，收集整理簽約方的資質(zhì)等有關(guān)資料，爭取合同覆蓋率達到百分之百。

    3、及時辦理簽證、依約索賠等資料，建立文檔記錄和資料保管，加強專業(yè)的、有針對性的簽證和索賠管理，注意提出簽證索賠的期限和程序，并及時溝通、督促使其簽章完善。

    （二）合同履約管理：

    要求商務(wù)臺帳建立規(guī)范、齊全、分類存放、有目錄可查，清晰明了。

    1、變更簽證

項目的變更、簽證辦理應(yīng)及時，單獨保管，按時間先后順序編號，建立了臺帳；注明編號、簽訂時間、簽證內(nèi)容、涉及的金額、經(jīng)辦人等信息。

    2、材料認質(zhì)認價

及時與建設(shè)方協(xié)商，辦理材料認質(zhì)認價，所有認價單單獨保管，按時間先后順序編號，建立了臺帳，注明編號、認價時間、材料名稱、報送單價、認定單價、其它說明等信息。

    3、建設(shè)方工程款支付

按合同約定按期給甲方報送月工程進度款支付申請，報送后專人進行跟蹤，建設(shè)方按合同約定時間內(nèi)進行計量、確認，并建立了臺賬。

    （三）商務(wù)培訓(xùn)

    項目部制定了與之相適應(yīng)的商務(wù)管理辦法，定期組織項目相關(guān)人員進行商務(wù)培訓(xùn)，并有培訓(xùn)記錄，使得管理人員的商務(wù)意識得到了根本性的改變，商務(wù)管理水平不斷提高。

    （四）商務(wù)管理工具的應(yīng)用

     項目成本管理軟件是目前公司根據(jù)需求調(diào)研定制開發(fā)的一款輔助管理軟件，軟件的應(yīng)用結(jié)合企業(yè)編制的計劃成本模塊可達成以下兩個目標：

    1、提高效率：為項目部提供一套實用易用的支撐平臺，輔助項目部理清計劃成本和實際成本，逐步替代成本業(yè)務(wù)相關(guān)的手工帳務(wù)處理，讓項目成本動態(tài)及時核算清晰，打造并提升項目成本控制能力。

    2、規(guī)范管理：規(guī)范項目成本管理過程，為企業(yè)進一步統(tǒng)一核算口徑、積累指標數(shù)據(jù)、成本管理更趨于標準化、精細化管理。

    四、結(jié)束語

    目前，在這個逐步以商務(wù)管理為核心的現(xiàn)代施工項目管理過程中，商務(wù)管理的作用越來越重要，更需要從新的高度來認識商務(wù)管理在項目管理中所處的位置及作用。

    參考文獻

    1、陜西建工第五建設(shè)集團有限公司 《項目管理手冊》  2013年 

    2、李秧林、施工企業(yè)工程造價管理探析 山西科技 2008（08）

 (本文來源：陜西省土木建筑學(xué)會     文徑網(wǎng)絡(luò)：劉軍 呂琳琳 編輯  劉真 文徑 審核)